委託業務の詳細部分に、返礼品写真の撮影、バナーやカタログの制作等が記載されていますが
著作権がどちらが保有するのかの記載がありません。中間事業者からすれば、著作権、所有権の権利は
保有したいと思いますが、その条件であれば、次に中間事業者の公募を行うことの自治体のリスクが
過大になります。
ただし、寄付額が集まっていない自治体において著作権まで縛ってしまうと、参加者がいなくなるのでは
ないかと、のリスクを自治体は感じているかもしれません。
しかし、現在の中間事業者の競争環境を考えると、事業者が公募に参加されないという可能性は少なくなって
いると思われます。
https://www.town.seiro.niigata.jp/nyuusatu/15.html
聖籠町ふるさと納税支援業務委託仕様書
1 委託業務名
聖籠町ふるさと納税支援業務委託
2 業務目的 ふるさと納税制度を通じ、本町の魅力発信やシティプロモーションを推進し、そのことを
通じて、地域経済の活性化と寄附件数の増加を図る。 この取り組みにおける、本町へのふるさと納税に係る寄附の受付、寄附情報等の管理、返
礼品等の発注・配送管理、寄附金受領証明書等の発送、聖籠町のシティプロモーションにつ ながる広報などの多岐にわたる業務について、民間事業者が持つ体制やノウハウを活用することで、効率的かつ効果的な運営を行うことを目的とする。
3 委託業務期間
令和5年 10 月1日から令和6年3月 31 日まで なお、契約日(令和5年7月を予定)から9月までの期間は、引継ぎ及びシステム等の準
備期間とし、準備期間に関して委託料は発生しないものとする。
4 前提条件
(1)使用するポータルサイト
本町が現在利用している、「ふるさとチョイス」、「楽天ふるさと納税」、「ふるなび」で の寄附受付を継続することを前提とした業務遂行が可能であること。
(2)寄附管理システムについて
寄附情報等の管理にあたっては、現在本町にて寄附情報を一元管理しているシステム
(以下「寄附管理システム」という。なお、本町は株式会社シフトセブンコンサルティ ング提供のふるさと納税 do を使用している。)を活用することとし、寄附管理システム の利用環境の構築費用については委託料に含むこと。なお、同システムが使用できない 場合は、同等以上の機能を持つ寄附管理システムを提案し、受託者の責任において本町 の利用環境の構築を行うとともに、その構築費用については委託料に含むこと。
5 業務内容 委託業務の内容は次のとおりとする。なお、本業務に係るプロポーザルを実施することに
より決定した受託者の企画立案により調整する場合がある。 (1)ポータルサイトの管理運営業務 (2)聖籠町ホームページ内ふるさと納税ページに使用する返礼品カタログ等の提供 (3)寄附管理システムの管理運用業務
1
(4)寄附金受領証明書等の発送に関する業務 (5)返礼品の発注及び配送管理及び精算に関する業務 (6)コールセンター業務 (7)返礼品の募集・開発、ポータルサイト掲載等に関する業務 (8)広報・PR 業務 (9)寄附金の募集に要する経費の内訳及び管理
(10)その他
6 委託業務の詳細
(1)ポータルサイトの管理運営業務
受託者は、使用するポータルサイトに関する次の業務を行うこと。
ア ポータルサイトへの自治体紹介ページの作成、掲載情報の更新、修正、充実等の
管理運営を適切に行うこと(クラウドファンディングを含む)。
イ 寄附の受付及び配送に関する通知を行うこと。
ウ 返礼品の掲載に際しては、必要な写真撮影、写真加工(文字入れ等)、返礼品の紹
介文の作成等について、寄附者に対し効果的に PR できるよう内容を充実させるこ
と。
エ ポータルサイトの利用が困難な方で本町への寄附を希望する場合において、受託
者が作成する返礼品のカタログを送付するとともに、払込取扱票や振込口座の案内
を送付すること。 (2)聖籠町ホームページ内ふるさと納税ページに使用する返礼品カタログ等の提供
ア 町ホームページ内ふるさと納税ページに掲載するための返礼品カタログ及びバナ
ーを作成すること。
(3)寄附管理システムの管理運用業務
ア 使用するポータルサイトを経由して受け付けた寄附について、寄附者、寄附金額
及び返礼品等に関するデータ等を、寄附管理システムにより一元的に管理すること。 イ 寄附者がポータルサイトを経由せずに本町に寄附を行った場合においても、本町 からの寄附者情報の提供を受け、申込状況、納付状況及び返礼品の申し込みに関す る各種情報を正確に管理すること。なお、内容に不備がある場合は、直接寄附者に
連絡し補完すること。
ウ 管理する情報について各種条件での検索、集計等が可能な機能を提供すること。 エ 寄附申込状況、寄附金の納付状況・配送状況など寄附申込に係る進捗状況等につ
いて、随時本町への情報提供が可能であること。また、本町において統計資料作成
等を行うため、簡易に加工できるよう CSV 形式等でのデータ出力が可能であること。 オ 寄附金額、寄附件数及び寄附者属性等とともに、寄附の動向について分析を行い、
その結果及び今後の対策について、本町へ毎月報告を行うこと。
2
カ 受託者において新たな寄附管理システムを導入し、運用する場合は、当該システム において、寄附情報管理、寄附者情報管理、返礼品管理、返礼品の発注・集荷・配送 管理、書類発送管理等が可能であること。また本町及び返礼品提供事業者向けにシス テム操作マニュアルを作成し、説明会を開催の上、必要に応じた専門スタッフの派遣 等、運用に支障がないサポート体制を構築すること。なお、導入にあたっては、現行 の「寄附管理システム」内で保有するデータを必要に応じて移行するものとし、その 作業及び費用等については受託者が負担するものとする。
キ 使用するポータルサイトから受け付けた寄附について、寄附申込受付日の翌日まで に「寄附管理システム」へデータの取込作業を行うこと(土・日祝日については本町 の翌開庁日まで)。
(4)寄附金受領証明書等の発送に関する業務
ア 「ふるさとチョイス」、「楽天ふるさと納税」、「ふるなび」、「さとふる」、「窓口・郵
送・FAX等」の寄附を対象に、寄附金の収納を確認できたものについて、寄附金受 領証明書等を作成し、封筒に封入・封緘し、原則2週間以内に寄附者に対して発送す ること。
イ 発送する書類は原則以下のとおりとするが、送付物の内容については、本町と協議 の上、決定する。
1お礼状・寄附金受領証明書 2ワンストップ特例申請書(寄附金税額控除に係る申告特例申請書)※希望者のみ 3返信用封筒 ※ワンストップ特例希望者のみ
4聖籠町 PR チラシ
ウ ワンストップ特例申請書には寄附者情報を入力の上、送付すること。
エ 寄附金受領証明書等の発送に必要な郵便料は、受託者の負担とする。なお、送付用
の窓あき封筒及びワンストップ特例申請書の返信用封筒は、本町が用意したものを使
用すること。
オ 発送後、住所不明等での戻り分については、電話等による住所確認作業を行い、速
やかに再発送すること。
(5)返礼品の発注及び配送管理及び精算に関する業務
ア 受託者は、委託料の範囲内で返礼品等の調達・送付等を行うこと。なお、これらの 実施に必要となる返礼品提供事業者との契約等については受託者の責任において対 応すること。
イ 返礼品提供事業者への返礼品の発注は、寄附金の納付が確認でき次第、迅速に行う こと。
ウ 返礼品提供事業者と緊密に連携を図るとともに、返礼品の配送が円滑に行われるよ う、在庫管理を行うこと。また、各ポータルサイトにおける在庫の確認を適宜行い、 寄附機会の損失を防ぐため、各ポータルサイト間での適切な配分を行うこと。
3
エ 返礼品の配送について、寄附者に対して配送に関する事前メールを送信すること。 オ 返礼品の品質管理につき、返礼品提供事業者への指導監督を行うほか、成功事例の
報告会等を主催するなど、品質向上に向けた必要な措置を講じること。
カ 返礼品の調達に際し、配送伝票を作成し、返礼品提供事業者に配布すること。また、 配送伝票配布後は、返礼品提供事業者が任意のタイミングで出荷を行えるようにする
こと。
キ 返礼品の配送状況の管理を行うとともに、配送遅延又は返礼品の破損等、配送に係
るトラブルが生じた場合は、寄附者等への対応を行うこと。
ク 返礼品調達費及び配送料は、返礼品提供事業者の出荷実績に基づき、受託者が返礼
品提供事業者及び配送事業者へ支払うこと。なお、本町への委託料の請求にあたって は、毎月の実績を集計の上、返礼品提供事業者名、返礼品名称、発送数量等のうち内 訳がわかる明細を添付すること。
ケ 季節限定や提供数が限定された返礼品等について、発送時期や商品掲載について管 理を行うこと。また残数を超えた申込を制限する仕組みを設けること。
コ 寄附者や返礼品提供事業者、町との各種調整を行うこと。
サ 本業務については、運用開始日(令和5年 10 月1日)以前に申込があった寄附に
対する未発送の返礼品についても対象とすること。
(6)コールセンター業務
ア 受託者は、寄附の方法、返礼品、ワンストップ特例制度、寄附のキャンセル等に関 する寄附者からの問い合わせに対応するため、コールセンター(電話、FAX及びメ ールアドレス)を設置し、使用するポータルサイト等において明示するものとする。 なお、対応時間は、休日等を除く月曜日から金曜日の午前 10 時 00 分から午後5時 00 分までを基本とする。ただし、年末・年始の繁忙期については、本町と協議の上、人 員を増員し、受付時間の延長や休日等の対応について決定する。
イ 受託者は、コールセンターへ寄せられた問い合わせ内容等について、「寄附管理シ ステム」に記録し、本町と情報共有すること。
ウ 返礼品に関する苦情については、速やかに状況の確認を行い、必要と認められる場 合は、返礼品提供事業者や配送事業者等に対して対策を求めるなど、苦情の解消に向 けた調整を行うとともに、適宜、本町に報告を行うこと。
エ 新たな返礼品の登録を希望する事業者からの問い合わせに対し、本町の返礼品提供 者募集要項等や国の定める地場産品基準を参考に適切に対応すること。また、返礼品 提供事業者からの問い合わせについては、必要に応じて本町に確認等を行い、適正に 対応すること。
(7)返礼品の募集・開発、ポータルサイト掲載等に関する業務
ア 本町が提供する情報、受託者が独自に入手した情報等をもとに、本町が定める「聖
籠町ふるさと納税返礼品提供者募集要項」等及び国の定める「地場産品基準」等に適
4
合した返礼品提供事業者を募集するとともに、生産者・事業者と交渉し、商品選定や
開発を行い、町に対して提案すること。
イ 返礼品等については、町内の地場産品はもとより、町内で提供されるサービス等、
多様な提案を行うこと。なお、農産物(特に米)の寄附申込件数を増加させるための
取組について、具体的な企画案がある場合、別途提案を行うこと。
ウ 町の承認を受けた返礼品及び返礼品提供事業者については、受託者が返礼品提供事
業者と提供価格、在庫数、受付期間等の必要な協議を行うこと。
エ 本町の魅力を効果的に発信し、地場産業の振興に寄与する返礼品の企画提案、新規
返礼品の開拓及び既存返礼品のブラッシュアップを行うこと。
オ 返礼品の募集にあたっては、返礼品提供事業者に向けた説明会の開催や個別訪問等
をすること。なお、説明会の開催時期については本町と協議の上、適切な時期・方法 により行うこと。また募集の状況について定期的に町に対して報告を行うこととし、 その頻度・方法等については本町と協議の上決定するものとする。
カ 返礼品として登録する最終決定は、本町にて行うものとする。 (8)広報・PR 業務
ア 本町の魅力を広く発信し、認知度を向上させるとともに、寄附の使い道や返礼品等 の効果的な PR に努め、より多くの寄附者に訴求すること。
イ 寄附者の分析結果や人気の返礼品、市場の流行を加味したうえで、受託者が有する 独自のノウハウやアイデアを駆使した効果的なプロモーションを提案し、本町と協議 の上、実施すること。
ウ 町ホームページ等へ掲載する返礼品カタログ及びバナー画像等を作成すること。 エ 使用する広告媒体とその配信回数、時期等を提案し、本町と協議の上、実施するこ
と。
オ 返礼品等のカタログを作成し、送付を希望する方に対して送付すること。
カ 実施した PR 業務の具体的内容及び効果の分析結果等については、業務報告書に取り
まとめること。
(9)寄附金の募集に要する経費の内訳及び管理
ア 平成 31 年総務省告示第 179 号第2条第2項に基づき、寄附金の募集に要する費用は 返礼品代 30%を含み各年度の寄附金額の 50 パーセント超えない範囲において、委託業 務(提案する新たな取組を含む)を実施できるよう、判断材料となる資料を求めに応じ て提供すること。
(10)その他
ア 委託業務の実施にあたっては、各種法令等の内容を遵守すること。
イ その他、市場調査を実施し、ふるさと納税に関するサービスで活用できるものがあ
れば提案すること。特に寄附者を増やすための方策や業務効率化・業務軽減につなが
る方策があれば提案すること。
5
ウ 寄附金税額控除に係る申告特例申請書の受付業務は本町が行うものとする。なお、 本町はワンストップ特例申請書の受付を株式会社シフトセブンコンサルティングが提 供するふるさと納税 do を利用して行っているため、同システムが使用できない場合は、 同等以上の機能を持つ寄附管理システムを提案し、受託者の責任において本町の利用 環境の構築を行うとともに、その構築費用については委託料に含むこと。
7 寄附情報等の管理 受託者は、委託業務に関する資料を書面又は電磁的記録により一定期間保存すること。
8 再委託の禁止 受託者は本業務について、一括して第三者に委託し又は請け負わせてはならない。ただし、
町と協議の上、業務の一部を委託することができるものとする。この場合、あらかじめ書面 により本町の承認を得るものとする。
9 報告及び検査 (1)受託者は、前月に実施した業務内容を業務報告書に取りまとめ、毎月本町に提出し、
検査を受けるものとする。 (2)町は、上記のほか必要があると認めるときは、受託者に対して委託業務の履行状況、
その他必要事項について報告を求め、検査することができる。
10 業務委託料 受託者に支払う経費は次のとおりとする。また、業務委託料については、「9(1)業務
報告書」を毎月本町に提出し、検査を受けたものについて支払うものとする。 (1)基本委託料
ア 寄附金額に対する一定割合とする。
イ 本項(2)~(3)に記載する経費を除き、本委託業務の履行に必要な経費。た
だし、本町が直接契約する各ポータルサイトに係る経費及びクレジット決済等に係
る経費等はこれに含まない。
(2)返礼品調達費
実際に返礼品の調達にかかった費用。なお、寄附1件当たりの調達費は、当該寄附金 額の3割を上限とし、梱包代等の諸経費並びに消費税及び地方消費税相当額を含む。
(3)返礼品配送料 実際に返礼品の発送にかかった費用。ただし、配送料が安価になるよう常に工夫を行
うこと。
11 委託料の支払
6
委託料(返礼品等の調達及び送付に係る費用を含む)の支払については、町が別に定める 期別(原則1ヶ月、ただし、町と受託者との協議により、1ヶ月を超える期別の設定をした 場合はこの限りではない。)ごとに寄附受納状況を聖籠町に報告し、確認を受けたうえで請 求するものとし、聖籠町は適正な請求を受理した日から 30 日以内に支払うものとする。
12 返礼品の調達・発送等に係る瑕疵担保責任 (1)本町は、寄附者に対し、返礼品の調達・発送等にかかる瑕疵担保責任を負わない。 (2)受託者は、寄附者に対し、返礼品の調達・発送等に係る瑕疵担保責任を負う。
13 法令順守及び個人情報の管理
(1)平成 31 年総務省告示第 179 号など国が定めた基準を遵守すること。 (2)地方自治法、同法施行令、地方税法等の関係法令を遵守すること。 (3)業務上取得した個人情報の取扱については、聖籠町個人情報保護条例を遵守し、保護
の徹底を図らなければならない。また、本委託業務終了後または解約後も同様とする。
なお、あらかじめ事前に承認を得た再委託事業者も同様とする。 (4)別記「個人情報取扱特記事項」を遵守すること。
14 情報セキュリティの確保 委託業務の履行にあたり、個人情報を含む情報の取扱について、情報セキュリティの重要
性を認識し、情報の漏洩、紛失、盗難、改ざんその他事故等から保護するため、適切な管理 を行うこと。
15 損害賠償 委託業務の実施にあたって発生した損害(第三者に与えた損害を含む)について、賠償の
責任を負うこと。ただし、その損害のうち、返礼品提供事業者、寄附者、または第三者の責 めに帰する事由により生じたものについては、この限りではない。
16 その他 (1)委託業務内容については、仕様書に基づく内容とするとともに受託者選定時に提案し
た内容を遵守し実施すること。 (2)業務の遂行にあたっては、町と十分に協議を行い、町の意見や要望を取り入れながら
実施すること。 (3)契約締結後、速やかに本業務委託の管理体制表を提出すること。提出にあたっては提
案した内容(業務実施体制等)をもとに各業務について責任者や担当者を記載すること。 (4)本委託業務終了時においては、業務を効率かつ円滑に運営できるよう、次期受託者等
との引継ぎを遅滞なく行うこと。
7
(5)仕様書に記載のない事項その他業務の履行上必要な事項については、町と受託者で協 議の上、決定する。
8
別記
個人情報取扱特記事項
(基本的事項)
第1条 受注者は、個人情報(個人に関する情報であって、特定の個人が識別さ
れ、又は識別され得るものをいう。以下同じ。)の保護の重要性を認識し、こ の契約による業務を実施するにあたっては、個人情報の保護に関する法律(平 成15年法律第57号)その他個人情報の保護に関する法令等を遵守し、個人 の権利利益を侵害することのないよう、個人情報を適正に取り扱わなければ ならない。
(秘密の保持)
第2条 受注者は、この契約による業務に関して知ることのできた個人情報を
他に漏らしてはならない。この契約が終了し、又は解除された後においても
同様とする。
(利用及び提供の制限)
第3条 受注者は、この契約による業務に関して知ることのできた個人情報を
契約の目的以外の目的に利用し、又は発注者の承諾なしに第三者に提供して
はならない。
(複写又は複製の禁止)
第4条 受注者は、この契約による業務を処理するために発注者から引き渡さ
れた個人情報が記録された資料等を発注者の承諾なしに複写し、又は複製し
てはならない。
(収集の制限)
第5条 受注者は、この契約による業務を行うために個人情報を収集するとき
は、その個人情報の利用目的を本人に通知又は公表するとともに、その業務
の目的を達成するために必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により行わな
ければならない。
(適正管理)
第6条 受注者は、この契約による業務に関して知ることのできた個人情報の
漏えい、滅失及びき損の防止その他の個人情報の適切な管理のために必要な
措置を講じなければならない。
(事故報告)
第7条 受注者は、この契約に違反する事態が生じ、又は生ずるおそれのある
ことを知ったときは、速やかに発注者に報告し、発注者の指示に従うものと
する。
(資料等の返還等)
第8条 受注者は、この契約による業務を処理するために発注者から引き渡さ
9
れ、又は受注者自ら収集し、若しくは作成した個人情報が記録された資料等
は、業務が完了、中断又は中止した場合は、発注者の指示に従い、直ちに返
還又は完全に消去若しくは廃棄するものとする。
(管理体制等の報告)
第9条 受注者は、個人情報に係る責任者並びに業務従事者の管理体制及び実
施体制や個人情報の管理の状況についての検査の事項等に係る事項について、
1契約につき1会計年度に1回以上、実施報告書を作成し、発注者に提出し
なければならない。
2 受注者は、前項の規定により提出した実施報告書の内容について、発注者
が必要と認めたときは、発注者が行う実地検査を併せて受検しなければなら
ない。
(派遣労働者の秘密保持)
第10条 受注者は、個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わ
せる場合は、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する
事項を明記しなければならない。
(再委託の制限)
第11条 受注者は、この契約による業務を行うための個人情報の処理は、原
則として自ら行うものとし、発注者が承諾した場合を除き、第三者にその処
理を委託してはならない。
2 受注者が発注者の事前承諾に基づき、個人情報の処理を再委託した場合に
おいて、再委託先は、前10条に掲げる受注者が講ずべき措置を実施するも
のとする。
3 前項に規定する受注者が講ずべき措置については、再委託先が受注者の子 会社(会社法(平成17年法律第86条)第2条第1項第3号に規定する子 会社をいう。)である場合も、他の者に再委託する場合と同様に実施しなけれ ばならない。
4 前3項の規定は、再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
(指示)
第12条 発注者は、受注者がこの契約による業務を処理するために取り扱っ
ている個人情報について、その取扱いが不適当と認められるときは、受注者
に対して必要な指示を行うことができる。
(契約解除及び損害賠償)
第13条 発注者は、受注者がこの個人情報取扱特記事項の内容に違反してい
ると認めたときは、契約の解除及び損害賠償の請求をすることができる。
10