長岡市ふるさと納税業務委託は全国農業協同組合連合会に決定いたしました。
長岡市ふるさと納税業務委託仕様書
１ 業務の内容
ふるさと納税ポータルサイト等管理業務（以下、「本業務」という。）
２ 業務の目的
長岡市（以下「市」という。）のふるさと納税業務は、ポータルサイトの追加及び返礼
品数の増加に伴い、令和２年度では１８億７千万円、令和３年度は２０億円と寄附金額
及び寄附件数が増加している状況である。
寄附金額及び寄附件数が増加することにより、業務の効率化や市のさらなる魅力発信
及び寄附者を意識した新規返礼品の開拓、返礼品協力事業者への提案等に、より一層注
力する必要性が高まっている。
市と民間企業とが協力してそれらを達成することで、寄附金額のさらなる増加、地場
産品の販路拡大や地域活性化に付与することを目的とする。
３ 業務期間
契約締結日（令和５年４月１日を想定）から令和６年３月31日まで
ただし、契約締結日より２か月を移行準備期間として設置する。
４ 業務内容
受託者は、市が現在運営しているふるさと納税ポータルサイト（以下、「寄附受付サイ
ト」）「ふるさとチョイス」「楽天ふるさと納税」「ふるなび」「ＡＮＡのふるさと納税」及
び今後追加する寄附受付サイト（さとふるを想定）について、次の事項に関する業務を
行う。ただし寄附受付サイトの追加に伴う契約締結に関する業務は市にて行う。
（１）寄附の受領等に関する業務
① 寄附者情報の一元管理
ア 受託者は市と寄附者情報を共有し効率的な運営を行うため、寄附者情報管理シ
ステムを導入すること。ふるさと納税ｄｏの併用などシステムの数は制限しない。
イ 寄附情報については、市が定める項目（寄附件数・寄附金額、寄附価格帯、寄
附都道府県別申込情報など）について例月の集計と報告を行うもの。
ウ 寄附者及び寄附金収受情報については、寄附受付サイトにアクセスする権限を
共有し、そこからデータを受け取ること。なお、市の窓口で受け付けを行ったも
のについては、市でシステム入力を行う。
【寄附者情報】
・市が契約している寄附受付サイトを経由する寄附の申し込みによるもの
・市窓口等への申し込みなど市が直接受け付けたもの
・その他、今後市が新規導入する寄附受付サイトを経由する寄附の申し込みによる
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もの
【寄附金の収受情報】
・寄附受付サイトを経由したクレジットカード等の各種決済、専用口座（北越銀行、
ゆうちょ銀行）振り込み、現金書留、市窓口での収受によるもの
② 寄附者への書類の作成及び送付
寄附者管理システムにて管理する寄附者情報に基づいて書類を作成し、送付するも
の。送付においては、封入の入れ違いが生じないよう必要な措置を講ずること。また、
送付書類の事後処理等、事務の効率化となる対応可能な業務があれば提案すること。
作成、送付する書類は下記ア～エのとおり
ア お礼状
イ 寄附受領証明書
ウ 寄附金税額控除に係る申告特例申請書及び記載例、返信用封筒
エ その他市が指示する書類（市のＰＲ冊子等）
（２）寄附に対するお礼に関する業務
①返礼品の企画・提案・掲載
受託者は、現在登録済みの返礼品を引き継ぐ他、市が別途定めている「令和４年
度ふるさと長岡への応援寄附金（ふるさと納税）お礼の品提案募集要領」を遵守し、
市の魅力を伝えることができる返礼品を提案すること。また、寄附受付サイトへの
掲載ページを作成すること。
ア 返礼品は幅広く提案すること（食品、加工品、工芸品、季節限定品、体験型返
礼品）。
イ 提案された返礼品をもとに、市と受託者は双方で協議、調整のうえ、返礼品を
決定する。
ウ 新たな返礼品の開発に向けて、返礼品取扱い事業者との各種調整を十分に行う
こと。
エ 市が契約する寄附受付サイトにおいて、他自治体の返礼品の情報を市へ共有し、
市の返礼品への助言を行う。
オ 返礼品の寄附受付サイトへの掲載に関する、返礼品の写真撮影、返礼品の写真
加工、返礼品の紹介文の作成を行う。
②返礼品調達および発送
返礼品発送は、システムにて管理する寄附者情報によって行うものとし、寄附金
の入金が確認でき次第速やかに行うものとする。
また、下記については返礼品協力事業者との調整を十分に行い、寄附者への返礼
品の送付に支障がないようにすること。
ア 返礼品の調達については、安定的な供給と品質の管理を行うこと。
イ 返礼品の発送については、発送方法や発送状況について管理を行うこと。
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ウ 返礼品は、受託者に変わって直接返礼品協力事業者から送付できるものとする
が、この場合は、受託者はあらかじめ下請負契約を締結すること。
エ 上記の発注に係る費用（返礼品代金及び配送代）は、受託者が返礼品協力事業
者及び配送事業者へ支払うこと。
オ 上記エで支払いを行った実費については、業務委託料と合わせて市に請求する
こと。また、請求を行う際は、その支払いの詳細が分かるものを添付すること。
なお、寄附者不在、受取不可となり返戻されたお礼の品は、再配送の手配、寄
附者との配送日の調整は委託の範囲内とするが、品代や配送に係る費用は市が負
担することとする。ただし、受託者や返礼品協力事業者に瑕庇がある場合は、こ
の限りではない。
カ 当該業務においては、委託開始前に寄附のあった方に対して返礼品を発送する
場合も同様とする。
③ 市の魅力発信・特産品等ＰＲ
市が実施するＰＲの他に下記について、実施可能な提案をすること。これにより発
生する更新作業等に係る手数料は、委託料に含むものとする。
ア 市が目指す寄附額達成のための効果的なＰＲについての提案。
イ 返礼品を通じた市の魅力発信や認知度向上のため、寄附受付サイトにて実施され
る特集企画や各種ＳＮＳや情報媒体を活用した効果的な広告宣伝業務。
（３）その他の業務
①寄附者からの問い合わせ及び苦情への対応
寄附者からの以下の事項について電話又は電子メール等により対応し、その内容をリ
スト化し市と共有すること。
なお、対応時間は、原則として、月曜日から金曜日の午前１０時から午後６時まで（祝
日を除く。）とするが、市と協議して決定することとする。
ア 返礼品の内容について
イ 返礼品の発送状況
ウ 返礼品に関する苦情・事故への対応
苦情・事故があった場合は、経過及び対応について速やかに市へ書面により報告
し、指示に従うこと。ただし、報告についてはシステムに管理機能が備わっており、
市でデータの抽出が可能な場合はこの限りではない。
エ お礼状及び寄附受領証明書等の発送状況について
オ 寄附受領証明書の再発行及び申告特例申請書の再送付について
カ その他市が指示する事項
②寄附者の個人情報変更への対応
変更事項を一元管理できるシステムを構築し、必ず複数人による確認が行える体制を
整えること。
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個人情報の変更は、市に限らず問い合わせを受けた受託者も変更を行うものとする。
以下の事項について原則、受託者が個人情報の変更を行い、必ず市の承認を受けるもの
とする。ただし、軽微な修正は市で受付けた担当者が修正を行うため、この限りではな
い。
ア 配送日の変更
イ 配送先住所の変更
ウ 寄附主氏名及び住所の変更
ただし、上記情報を修正したことにより寄附受領証明書の再発行を行う必要があ
る場合は、市へ連絡を入れる。
③ワンストップ特例制度への対応
ワンストップ特例制度に関する業務について、以下の事項を本市に代わり行うこと。
なお、申請書類（変更申請を含む。）の受付、申請書類の審査、申請不備者の対応につ
いては本市で行うが、寄附者情報管理システムの仕様等のため、業務を切り離すことが
難しい場合は、この限りではない。
ア ワンストップ特例制度の利用を希望する寄附者へのワンストップ特例申請書及び返信用
封筒の発送
ア 申請を受理した寄附者への受付済み通知の発送（電子メール 可）
イ ワンストップ特例制度に関する問い合わせ対応
ウ 控除申告用データの作成（eLTAX 送信 レイアウトに合わせること）
④その他、市のふるさと納税業務に関する提案
上記以外の市のふるさと納税業務において効果的な提案をする。
４ 委託成果品
（１）実績報告
受託者は、毎月の返礼品送付業務について、市の指定する日までに返礼品送付実績
報告書を市へ提出し、検査を受けるものとする。
（２）完了検査
受託者は、契約期間終了後に市の定める委託完了届を提出し、市の検査を受けるも
のとする。
５ 経費内訳及び支払い方法
（１）経費内訳
ア 委託料
イ 返礼品代（調達価格とし、返礼率は寄附額の３割以内（消費税及び地方消費税
を含む）とする）
ウ 送料（宅配業者の指定はなし。長岡市から関東圏への配送、重さ5㎏の見込み）
エ 郵送料（郵送物の重さは約30ｇ～40ｇの見込み）
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オ その他、実費となるもの
（２）支払い方法
返礼品送付実績報告書提出後の毎月払いとする。
６ 法令の遵守
受託者は業務の実施に当たり、長岡市財務規則（平成3年長岡市条例第15号）、長岡市
個人情報保護条例（平成27年長岡市条例第31号）、長岡市個人情報保護条例施行規則（平
成27年長岡市規則第44号）、長岡市情報セキュリティ基本方針及び情報セキュリティ対
策基準、その他関係法令・条例等を遵守しなければならない。
７ 個人情報の取扱い
受託者は、本業務の実施に当たり、別紙「個人情報の取扱いに関する特記仕様書」で
定められた事項を遵守しなければならない。
８ 秘密の保持
受託者は、本業務の履行により直接又は間接に知り得た個人情報を第三者に漏らして
はならない。本契約期間満了後又は本契約解除後も同様とする。
９ 寄附情報の保存
受託者は、委託業務に関する資料を書面又は電磁的記録により一定期間保存すること。
10 再委託の禁止
再委託は、原則認めない。本業務のうち個人情報を取り扱う業務の一部をやむを得ず
再委託する必要がある場合は、再委託先の名称、再委託する理由、再委託する業務内
容等を明確にしたうえで、本業務の着手前に、書面により再委託する旨を委託者に申
請しなければならない。
11 報告及び検査
市は、必要があると認めるときは、受託者に対して、委託業務の履行情報その他必要
な事項について、報告を求め検査することができる。
12 必要事項の補充
受託者が本業務を実施するにあたり、本仕様書に記載のないものであっても、技術上
当然と認められる事項については、市と受託者の協議の上、決定する。
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長岡市ふるさと納税業務委託仕様書
個人情報の取扱いに関する特記仕様書
（条例等の遵守）
第１条 受託者は、長岡市（以下「委託者」という。）の定める長岡市個人情報保護条例（平成
27 年長岡市条例第31号）、長岡市個人情報保護条例施行規則（平成27年長岡市規則第44号）、
長岡市情報セキュリティ基本方針及び情報セキュリティ対策基準に基づき、委託者から委託を
受けた業務（以下｢本業務｣という。）の実施に当たり、この個人情報の取扱いに関する特記仕様
書（以下「特記仕様書」という。）で定められた事項を遵守しなければならない。
（責任体制の整備）
第２条 受託者は、個人情報の安全管理について、内部における責任体制を構築し、その体制を
維持しなければならない。
（作業責任者等の届出）
第３条 受託者は、個人情報の取扱いに係る作業責任者及び作業従事者を定め、書面により委託
者に報告しなければならない。
２ 受託者は、個人情報の取扱いに係る作業責任者及び作業従事者を変更する場合の手続を定め
なければならない。
３ 受託者は、作業責任者を変更する場合は、事前に書面により委託者に申請し、その承認を得
なければならない。
４ 受託者は、作業従事者を変更する場合は、事前に書面により委託者に報告しなければならな
い。
５ 作業責任者は、特記仕様書に定める事項を適切に実施するよう作業従事者を監督しなければ
ならない。
６ 作業従事者は、作業責任者の指示に従い、特記仕様書に定める事項を遵守しなければならな
い。
（教育の実施）
第４条 受託者は、個人情報の保護、情報セキュリティに対する意識の向上、特記仕様書におけ
る作業従事者が遵守すべき事項その他本業務の適切な履行に必要な教育及び研修を、作業従事
者全員に対して実施しなければならない。
２ 受託者は、前項の教育及び研修を実施するに当たり、実施計画を策定し、実施体制を確立し
なければならない。
（守秘義務）
第５条 受託者は、本業務の履行により直接又は間接に知り得た個人情報を第三者に漏らしては
ならない。本契約期間満了後又は本契約解除後も同様とする。
２ 受託者は、本業務に関わる作業責任者及び作業従事者に対して、秘密保持に関する誓約書を
提出させなければならない。
（再委託）
第６条 受託者は、本業務のうち個人情報を取り扱う業務の一部をやむを得ず再委託する必要が
ある場合は、再委託先の名称、再委託する理由、再委託する業務内容等を明確にした上で、本
業務の着手前に、書面により再委託する旨を委託者に申請しなければならない。
２ 前項の場合において、受託者は、再委託先に本契約に基づく一切の義務を遵守させるととも
に、委託者に対して、再委託先のすべての行為及びその結果について責任を負うものとする。
３ 受託者は、再委託先との契約において、再委託先に対する管理及び監督の手続及び方法につ
いて具体的に規定しなければならない。
４ 受託者は、再委託先に対して本業務を委託した場合は、その履行状況を管理し、監督すると
ともに、委託者の求めに応じて、管理及び監督の状況を委託者に対して適宜報告しなければな
らない。
（派遣労働者等の利用時の措置）
第７条 受託者は、本業務を派遣労働者、契約社員その他の正社員以外の労働者に行わせる場合
は、正社員以外の労働者に本契約に基づく一切の義務を遵守させなければならない。
２ 受託者は、委託者に対して、正社員以外の労働者のすべての行為及びその結果について責任
を負うものとする。
（個人情報の管理）
第８条 受託者は、本業務において利用する個人情報を保持している間は、次に定めるところに
より、個人情報の管理を行わなければならない。
(1) 施錠が可能な保管庫又は施錠若しくは入退室管理の可能な保管室で厳重に個人情報を保
管すること。
(2) 個人情報を電子データで持ち出す場合は、電子データの暗号化処理又はこれと同等以上の
保護措置を施すこと。
(3) 事前に委託者の承認を受けて、作業場所において本業務に必要最小限の範囲で行う場合を
除き、個人情報を複製又は複写しないこと。
(4)個人情報を移送する場合は、移送時の体制を明確にすること。
(5)個人情報を電子データで保管する場合、当該データが記録された媒体及びそのバックアップ
の保管状況並びに記録されたデータの正確性について、定期的に点検すること。
(6)個人情報を管理するための台帳を整備し、個人情報の利用者、保管場所その他の個人情報の
取扱いの状況を当該台帳に記録すること。また、受託者は、委託者から請求があった場合は、
当該台帳を委託者に提出すること。
(7)個人情報の紛失、漏えい、改ざん、破損その他の事故を防ぎ、真正性、見読性及び保存性の
維持に責任を負うこと。
(8)作業場所に、私用パソコン、私用外部記録媒体その他の私用物を持ち込んで、個人情報を扱
う作業を行わせないこと。
(9)個人情報を利用する作業を行うパソコンに、個人情報の漏えいにつながると考えられる本業
務に関係のないアプリケーションをインストールしないこと。
（個人情報の目的外利用及び第三者への提供の禁止）
第９条 受託者は、本業務において利用する個人情報について、本業務以外の目的で利用しては
ならない（複製物及び改変物を含む）。また、委託者に無断で第三者へ提供してはならない。
（個人情報の受渡し）
第10条 受託者は、委託者受託者間の個人情報の受渡しに関しては、委託者が指定した手段、日
時及び場所で行った上で、委託者に個人情報の預り証を提出しなければならない。
（個人情報の返還、消去又は廃棄）
第11条 受託者は、本業務の終了時、又は委託者の請求があったときは、本業務において利用し
た個人情報について、委託者の指定した方法により、返還、消去又は廃棄を実施しなければな
らない。
２ 受託者は、本業務において利用する個人情報を消去し、又は廃棄する場合は、事前に消去し、
廃棄すべき個人情報の項目、媒体名、数量、消去又は廃棄の方法及び処理予定日を書面により
委託者に申請し、その承諾を得なければならない。
３ 受託者は、個人情報の消去又は廃棄に際し、委託者から立会いを求められた場合は、これに
応じなければならない。
４ 受託者は、本業務において利用する個人情報を廃棄する場合は、当該情報が記録された電磁
的記録媒体の物理的な破壊その他当該個人情報を判読不可能とするのに必要な措置を講じなけ
ればならない。
５ 受託者は、個人情報の消去又は廃棄を行った後、消去又は廃棄を行った日時、担当者名及び
消去又は廃棄の内容を記録し、書面により委託者に対して報告しなければならない。
（善管注意義務）
第12条 受託者は、個人情報が記録された記録媒体を善良な管理者の注意をもって使用し、及び
保管し、当該個人情報の消滅、改ざん等の事故が発生しないよう必要な措置を講じなければな
らない。
（定期報告及び緊急時報告）
第13条 受託者は、委託者から、個人情報の取扱いの状況について報告を求められた場合は、直
ちに報告しなければならない。
２ 受託者は、個人情報の取扱いの状況に関する定期報告及び緊急時報告の手順を定めなければ
ならない。
３ 委託者は、受託者に対し、合理的な頻度で相当の期間を定めて個人情報の取扱い状況の報告
を求めることができる。
４ 委託者は、前項の報告内容の確認その他必要に応じ、受託者に対し関係資料の提出又は受託
者の事業所への立入を申し出ることができる。
（事故時の対応）
第14条 受託者は、本業務に関し個人情報の紛失、漏えい、改ざん、破損その他の事故が発生し
た場合は、その事故の発生に係る帰責の有無に関わらず、直ちに委託者に対して、当該事故に
関わる個人情報の内容、件数、事故の発生場所及び発生状況を書面により報告し、委託者の指
示に従わなければならない。
２ 受託者は、個人情報の紛失、漏えい、改ざん、破損その他の事故が発生した場合に備え、委
託者その他の関係者との連絡、証拠保全、被害拡大の防止、復旧、再発防止の措置を迅速かつ
適切に実施するために、緊急時対応計画を定めなければならない。
３ 委託者は、本業務に関し個人情報の紛失、漏えい、改ざん、破損その他の事故が発生した場
合は、必要に応じて当該事故に関する情報を公表することができる。
個人情報の取扱いに関する特記仕様書
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