野田市ふるさと納税業務支援委託に係る公募型プロポーザルの実施についてお知らせいたします。
3年以上の長期契約になっていますが、スケジュールはふるさと納税のものとしては厳しめな内容です。
現在は株式会社フューチャーリンクネットワークが担当しています。寄付額は21年度度が約７０００万円
です。
https://www.city.noda.chiba.jp/jigyousha/nyusatsu/joho/1037881.html
業務委託仕様書
1.業務名
野田市ふるさと納税業務支援委託
2.業務の目的 発注者が行うふるさと納税に係る寄附情報の管理、記念品発送業務及び魅力的な記念
品の新規開拓等を委託することにより、寄附金の増加と事務の効率化を図るとともに、地 域経済の活性化と効果的な本市の魅力発信に寄与する。
3.委託期間 契約締結日から令和8年9月30日までとする。
4.業務の内容
業務の内容は、次の1から9までとする。
1 野田市ふるさと納税に係る寄附金額及び寄附者のデータ管理に関する業務
2 記念品協力事業者への記念品発注、集荷及び配送管理に関する業務
3 記念品協力事業者への精算に関する業務
4 新たな記念品の企画及び記念品協力事業者との調整に関する業務
5 発注者が契約する寄附受付サイトの更新及び記念品の紹介記事作成に関する業務 6 野田市ふるさと納税のプロモーションに関する業務
7 寄附者及び記念品協力事業者等からの問合せに関する業務
8 発注者との連絡調整及び報告に関する業務
9 その他野田市ふるさと納税に関する業務
5.業務の詳細
1 野田市ふるさと納税に係る寄附金額及び寄附者のデータ管理に関する業務
・本契約の業務に係るデータ管理について、特記仕様書の内容を遵守すること。なお、デ ータ管理には、株式会社トラストバンクが提供する「ふるさと納税 do」を一式使用す ること。
・発注者が契約する寄附受付サイトを経由した寄附の申込情報を管理し、寄附の動向等に ついて分析を行うこと。
・発注者が契約する寄附受付サイトを経由しない寄附の申出(窓口申込・郵送・ファック ス・電子メール等)についても一元的に情報を管理すること。
・クレジットカード決済、銀行振込、郵便振替等の入金状況を管理すること。
・寄附者に係る情報について、発注者も確認ができるようにすること。
・寄附金額及び寄附件数等、発注者が定める項目について、毎月報告を行うこと。 2 記念品協力事業者への記念品発注、集荷及び配送管理に関する業務
・記念品の発注、配送状況の管理を行うこと。 ・記念品協力事業者への発注は、寄附金の入金が確認でき次第、随時行うこと。 ・希望する記念品協力事業者には配送業者の伝票を作成し、提供すること。 ・寄付者からの入金手続きの完了を確認した後、指定された記念品を1ヶ月以内に寄附者
が指定する送付先に送付できるよう手続きを行うこと。ただし、寄附者が発送日を指定
した場合、記念品が季節限定品である場合等1ヶ月以内の発送が困難な場合を除く。 ・記念品の調達費用及び配送費用等を月次集計の上、発注者に報告すること。 ・季節限定品、定期発送品の発送時期の管理を行うこと。 ・記念品の発送予定、発送完了等について、寄附金の入金から記念品の到着までに関する
情報を、確認できるようにすること。 ・発注者、記念品協力事業者及び寄附者との各種調整を十分に行うこと。
3 記念品協力事業者への支払いに関する業務 ・記念品の発注について、記念品協力事業者の出荷実績に基づき、記念品代及び配送代の
費用を記念品協力事業者へ支払うこと。 ・上記支払いを発注者へ請求する際には、その支払いの詳細が分かるものを添付すること。
4 新たな記念品の企画及び選定並びに記念品協力事業者との調整に関する業務 ・発注者が提供する情報、受注者が独自に入手した情報等をもとに、特産品取扱事業者、
商工・観光事業者等と協力して、市外の寄附者向けの新たな記念品の候補を企画し提案
すること。 ・記念品については、本市内の特産品はもとより、本市内の中小企業の製品のほか、サー
ビス提供型プラン等多様な提案が可能であること。 ・新たな記念品の企画及び選定については、必ず発注者と協議し、発注者の承認を経て記
念品協力事業者と契約すること。 ・事業者から新たな特産品提供の意向を受けてから、1 か月以内に寄附受付開始できるよ
う調整を行うこと。 ・本事業は地場産業の振興も目的としているため、通信販売を行っていない事業者にも積
極的に参加できるよう支援すること。 ・発注者及び記念品協力事業者の求めに応じ、随時各事業者を訪問すること。 ・発注者及び記念品協力事業者との各種調整を十分に行うこと。
5 発注者が契約する寄附受付サイトの更新及び記念品の紹介記事作成に関する業務 ・発注者が契約する寄附受付サイトは別紙のとおりとする。 ・発注者が契約する寄附受付サイトの運用を行うこと。新規の記念品の登録および既存の
記念品の変更、在庫管理等を行うこと。
・登録に必要な写真や紹介文等は受注者で取材・撮影すること。 ・商品の生産や開発に係る生産者の意図や背景を伝えるなど、創意工夫を凝らした紹介記
事を作成すること。
6 野田市ふるさと納税のプロモーションに関する業務
・各種媒体を活用したPRの実施が可能であること。
7 寄附者及び記念品協力事業者等からの問合せに関する業務
・記念品の詳細についての問合わせに対応すること。 ・記念品の発送状況についての問合わせに対応すること。 ・記念品に関する苦情・事故に対応すること。 ・苦情・事故があった場合は、速やかに発注者へ報告し、指示に従うこと。
8 発注者との連絡調整及び報告に関する業務 ・業務遂行に当たっては、発注者との連絡調整を十分に行うこと。 ・寄附金額及び寄附件数等、発注者が定める項目について、毎月報告を行うこと。
9 その他野田市ふるさと納税に関する業務 ・市内からの寄附者に対しては、記念品は送付できないが、寄附は受入れが可能であるこ
とに留意すること。 ・現時点で契約を行っている既存の記念品協力事業者についても調整を行うこと。 ・受領証明書・ワンストップ特例申請書の住所変更手続きの反映、再発行手続きは寄附者
から申出があった際、速やかに行うこと。 ・その他、ふるさと納税事業のプロモーション等で独自のサービスがあれば提案すること。
6.準備業務
1 業務遂行に係る各種様式の作成等
・委託業務を遂行するに当たり、発注者と連携を取るために必要となる各種様式等は、発 注者と協議の上で適宜作成すること。
2 業務実施体制の構築
ア 要員の確保等 ・受注者は、委託業務を遂行するに当たり適切な体制を構築し、業務量の変動に応じた要
員の適正配置を行い、効率的、効果的かつ円滑な業務運営に努めること。 イ 要員の要件
・受注者は、次に掲げる要員を配置すること。
(ア) 現場責任者
委託業務の現場責任者を配置すること。現場責任者は、主に業務実績の報告や業務遂 行上必要な協議を発注者と行うなど、受注者における発注者との窓口として機能させ るものとする。
(イ) 技術責任者
現場責任者を補佐する者として、また、管理者不在時にはその代理として技術責任者 を配置すること。技術責任者は、自ら業務を遂行するとともに、担当者の要員教育やO JTに従事するものとする。
(ウ) 担当者 委託業務の実務担当者として、業務内容を理解し、システム端末操作等を的確に行う
ことができる者を配置すること。
7.利用機器 ・本業務を実施するために使用する機器は、全て受注者が用意するものとする。
8.再委託の禁止 ・再委託は、原則認めない。ただし、書面により発注者の承諾を得た場合は、この限りで
ない。
9.データの管理 ・発注者が契約するポータルサイトから取得したデータ等は、受注者の管理が及ぶセキュ
リティ対策が十分に施された場所において、善良な管理のもとで保管し、業務完了後速 やかに消去する。なお、本業務に係るデータ等は、複写及び複製をしてはならない。
10.情報セキュリティの確保及び個人情報の保護 受注者は、委託業務の実施に当たっては、次の事項を遵守すること。 (1)受注者は、業務の処理に当たって、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律
第57号)及び野田市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年野田市条例第2 3号)並びに野田市情報セキュリティポリシーを遵守し、個人情報及び情報資産(以下 「個人情報等」という。)を適正に取り扱わなければならない。
(2)受注者は、別記「個人情報及び情報資産の保護に関する情報セキュリティ特記事項」 を遵守し、個人情報保護マニュアル及び情報セキュリティに関する組織体制を契約書 の最後尾に綴るとともに、発注者が指定する個人情報の保護に関する誓約書等を別途 提出すること。(別紙1から3)
(3)受注者は、本業務履行に伴い既存システムのサーバ機器の記録媒体に作成・保存さ れた全てのデータ(中間ファイルを含む)を、本契約終了後に市役所職員立会いのもと で、当該媒体に記録された個人情報等をいかなる方法によっても復元が不可能な状態 とする方法でデータ消去作業を行うこと。
(4)受注者は、記録媒体のデータ復元が不可能になったことを証明する内容を書面(業 務完了報告書)にて、(3)の作業実施後速やかに提出すること。
11.報告及び検査 ・発注者は、必要があると認めるときは、受注者に対して、委託業務の履行状況その他必
要な事項について、報告を求め、検査することができる。
12.権利の帰属 ・契約期間中における本業務で使用するデータ、委託業務遂行のため作成された資料等の
一切の所有権は、発注者に帰属するものとする。また、権利及び義務の全部又は一部を、 第三者に譲渡もしくは継承させてはならない。
13.契約期間満了時の取り扱い この契約の履行期間が満了するとき、又は契約書に基づく契約の解除があるときは、 次のとおりとする。 ・委託業務に関する資料等について、受注者は遅滞なく契約期間満了日又は契約解除日ま
でに発注者に返還しなければならない。 ・貸与されたものについて、受注者の責めにより貸与物の機能に障害が生じ、貸与物の機
能が損なわれた場合又は貸与物の使用に支障が生じた場合、受注者はその機能を回復 させるために必要となる費用を負担すること。
14.損害賠償 ・受注者の責めに帰する理由によって委託業務の処理に関し発生した損害(第三者に及ぼ
した損害を含む。)のために必要を生じた経費は受注者が負担するものとする。また、 損害が発注者の責めに帰する理由による場合においては、その損害のために必要を生 じた経費は発注者が負担するものとし、双方の責めに帰さない事由によって生じた損 害については、その額は発注者と受注者とが協議して定める。
15.履行場所 ・野田市企画財政部企画調整課指定場所
16.関係法令等の遵守 ・受注者は、本仕様書、関係法令、その他関係書類に基づいて業務を履行しなければなら
ない。 17.委託料の支払いについて
・発注者は委託料について、受注者の請求後 30 日以内に支払うこととする。 18.その他
・業務内容については、本仕様書に基づく内容とするとともに、業者選定時等に提案した 内容を遵守し実施すること。
・本仕様書に定めのない事項については、必要に応じて発注者と協議すること。 ・業務上知り得た事項について守秘義務を負うこと。 ・業務の実施にあたり、疑義が生じた事項については、発注者と協議の上対応すること。
別紙 寄附受付サイト一覧
名称
ふるさとチョイス
楽天ふるさと納税
ANAのふるさと納税
ふるなび
auPAYふるさと納税※
セゾンのふるさと納税※
※トラストバンクが実施しているパートナーサイトによる受付サイト
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