愛西市ふるさと納税 推進業務委託公募型プロポーザルについてお知らせいたします。
愛知県愛西市のふるさと納税に関する業務委託の公募になります。3年間の長期契約になります。
５割基準が強化されるなか、長期契約のメリット、デメリットもそれぞれにあるように思います。
仕様書内には著作権関連の記載がなかったのが気になりました。
愛西市ふるさと納税推進業務委託仕様書
１ 委託業務名
愛西市ふるさと納税推進業務委託
２ 業務目的
本市では、ふるさと納税制度を通じ、本市へのふるさと納税に係る寄附の受付、寄附情
報等の管理、返礼品等の発注・配送管理、寄附金受領証明書等の発送、「愛西市」のシテ
ィプロモーションにつながる広報などの多岐に渡る業務について、民間事業者が持ってい
る体制やノウハウを活用し、効率的かつ効果的に進めることにより、自主財源の確保、本
市の魅力発信と経済活性化を図ることを目的とする。
３ 委託業務期間
令和６年４月１日から令和９年３月３１日まで
ただし、令和６年１月から３月までの期間は、引継ぎ及びシステム等の準備期間とし、
準備期間に関して支払いは発生しないものとする。
４ 前提条件
(1)使用するふるさと納税ポータルサイト
使用するふるさと納税ポータルサイト（以下「ポータルサイト」という。）は、本業務
を受託する者（以下「受託者」という。）の提案により決定する。なお、提案のあったポ
ータルサイトの運営事業者及び寄附金納付事務事業者との契約は、本市と当該事業者との
間で直接締結するものとする。
なお、本業務の受託にあたり、受託者とポータルサイトの運営事業者及び寄附金納付事
務事業者との間で直接契約等が必要な場合は、本市と協議の上、疑義等が生じないよう確
認すること。
(2)寄附管理システムについて
寄附管理システムの構築費用については、別途見積すること。受託者の責任において準
備期間中に運用テストを含めた本市の利用環境の構築を行うこと。
５ 業務の内容
委託業務の内容は次のとおりとする。なお、本業務に係るプロポーザルを実施すること
により決定した受託者の業務提案により調整する場合がある。
(1) ポータルサイトの管理運営業務
(2) 寄附管理システムの管理運営業務
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(3) 寄附金受領証明書等の発送に関する業務
(4) 返礼品等の発注及び配送管理に関する業務
(5) コールセンター業務
(6) 返礼品の募集・開発、ポータルサイト掲載等に関する業務
(7) 広報・ＰＲ業務
(8) ワンストップ特例制度に関する業務
(9) その他
６ 委託業務の詳細
(1)ポータルサイトの管理運営業務
受託者は、使用するポータルサイトに関する次の業務を行うこと。
ア ポータルサイトへの自治体紹介ページの作成、掲載情報の更新、修正、充実等の管
理運営を適切に行うこと。
イ 寄附の受付及び配送に関する通知を行うこと。
ウ 返礼品の掲載に際しては、必要な写真撮影、写真加工（文字入れ等）、返礼品の紹
介文の作成等について、寄附を希望する者に対し効果的に PR できるよう内容を充実さ
せること。
エ 本市に大規模災害等が発生した場合において、本市の指示に従って災害支援の寄附金
を円滑に受け入れることができるよう、迅速かつ臨機応変に対応すること。
オ ポータルサイトの利用が困難な方で本市への寄附を希望する場合において、受託者
が作成するパンフレット及び返礼品のカタログを送付するとともに、払込取扱票や振込
口座の案内を送付すること。
(2)寄附管理システムの管理運営業務
ア 使用するポータルサイトを経由して受け付けた寄附について、寄附者、寄附金及び
返礼品等に関するデータ等を、寄附管理システムにより一元的に管理すること。
イ 寄附者がポータルサイトを経由せずに本市に寄附を行った場合においても、本市か
らの寄附者情報の提供を受け、申込状況、納付状況及び返礼品の申込みに関する各種デ
ータを正確に管理すること。なお、内容に不備がある場合は、直接寄附者に連絡し補完
すること。
ウ 管理する情報について各種条件での検索、集計等が可能な機能を提供すること。
エ 寄附申込状況、寄附金の納付状況・配送状況など寄附申込に係る進捗状況等につい
て、随時本市への情報提供が可能であること。また、本市において統計資料作成等を行
うため、簡易に加工できるようＣＳＶ形式等でのデータ出力が可能であること。
オ 寄附金額、寄附件数及び寄附者属性等とともに、寄附の動向について分析を行い、
その結果及び今後の対策について、本市へ毎月報告を行うこと。
カ 受託者において新たな寄附管理システムを導入し、運用する場合は、当該システム
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において、寄附情報管理、寄附者情報管理、返礼品管理、返礼品の発注・集荷・配送管
理、書類発送管理等が可能であること。また、本市及び事業者向けにシステム操作マニ
ュアルを作成し、説明会を開催の上、必要に応じた専門スタッフの派遣等、運用に支障
がないサポート体制を構築すること。なお、導入にあたっては、現行の寄附管理システ
ムが保有するデータを必要に応じて移行するものとし、その作業及び費用等については
受託者が負担するものとする。
キ 使用するポータルサイトから受け付けた寄附について、寄附申込受付日の翌日まで
に「寄附管理システム」へデータの取込作業を行うこと。（寄附申込受付日の翌日が土・
日祝日の場合は本市の翌開庁日まで）
(3)受領証明書等の発送に関する業務
ア 寄附金の収納を確認できたものについて、寄附金受領証明書等を作成し、封筒に封
入・封緘し、原則２週間以内に寄附者に対して発送すること。
イ 発送する書類は原則として以下のとおりとするが、送付物の内容については、本市
と協議の上決定する。
①お礼状・寄附金受領証明書
②ワンストップ特例申請書（寄附金税額控除に係る申告特例申請書）
③ワンストップ特例申請書記載例
④返信用封筒
ウ ワンストップ特例申請書には寄附者情報を入力の上、送付すること。
エ 受領証明書等の発送に必要な郵便料、送付用の窓あき封筒及びワンストップ特例申
請書の返信用封筒は、受託者が委託料の範囲内で準備すること。
オ 発送後、住所不明等での戻り分については、電話等による住所確認作業を行い、速
やかに再発送すること。
(4)返礼品等の発注及び配送管理に関する業務
ア 受託者は、委託料の範囲内で返礼品等の調達・送付等を行うこと。なお、これらの
実施に必要となる返礼品等取扱事業者との契約等については受託者の責任において対
応すること。
イ 返礼品提供事業者への返礼品の発注は、寄附金の納付が確認でき次第、迅速に行う
こと。
ウ 返礼品提供事業者と緊密に連携を図るとともに、返礼品の配送が円滑に行われるよ
う、在庫管理を行うこと。また、各ポータルサイトにおける在庫の確認を適宜行い、寄
附機会の損失を防ぐため、各ポータルサイト間での適切な在庫配分を行うこと。
エ 返礼品の配送について、寄附者に対して配送に関する事前メールを送信すること。
オ 返礼品の品質管理につき、返礼品提供事業者への指導監督を行うほか、成功事例の
報告会等を主催するなど、品質向上に向けた必要な措置を講じること。
カ 返礼品の配送状況の管理を行うとともに、配送遅延又は返礼品の破損等、配送に係
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るトラブルが生じた場合は、寄附者等への対応を行うこと。
キ 返礼品調達費及び配送料は、返礼品提供事業者の出荷実績に基づき、受託者が返礼品
提供事業者及び配送事業者へ支払うこと。なお、本市への委託料の請求に当たっては、
毎月の実績を集計の上、内訳が分かる明細を添付すること。
ク 季節限定や提供数が限定された返礼品等について、発送時期や商品掲載について管
理を行うこと。また残数を超えた申込を制限する仕組みを設けること。
ケ 寄附者や返礼品等取扱事業者、市との各種調整を行うこと。
(5)コールセンター業務
ア 受託者は、寄附の方法、返礼品、ワンストップ特例制度、寄附のキャンセル等に関
する寄附者からの問い合わせに対応するため、コールセンター（電話、FAX 及びメール
アドレス）を設置し、使用するポータルサイト等において明示するものとする。なお、
対応時間は、休日等を除く月曜日から金曜日の午前９時から午後５時までを基本とする。
ただし、年末・年始の繁忙期については、本市と協議のうえ、受付時間の延長や休日等
の対応について決定する。
イ 受託者は、コールセンターへ寄せられた問い合わせ内容等について、寄附管理システ
ムに記録し、本市と情報共有すること。
ウ 返礼品に関する苦情については、速やかに状況の確認を行い、必要と認められる場
合は、返礼品提供事業者や配送事業者等に対して対策を求めるなど、苦情の解消に向け
た調整を行うとともに、適宜、本市に報告を行うこと。
(6)返礼品の募集・開発、ポータルサイト掲載等に関する業務
ア 市が提供する情報、受託者が独自に入手した情報等をもとに、本市が定める「愛西
市ふるさと納税返礼品等募集要項」及び国の定める「地場産品基準」等に適合した返礼
品及び返礼品提供事業者を募集するとともに、生産者・事業者と交渉し、商品選定や開
発を行い、市に対して提案すること。
イ 返礼品等については、市内の地場産品はもとより、市内で提供されるサービス等、
多様な提案を行うこと。
ウ 受託者は、市の承認を受けた返礼品を取り扱う返礼品提供事業者と調達価格、在庫数、
受付期間等の必要な協議を行うこと。
エ 本市の魅力を効果的に発信し、地場産業の振興に寄与する返礼品の企画提案、新規
返礼品の開拓及び既存返礼品のブラッシュアップを行うこと。
オ 返礼品の募集にあたっては、返礼品提供事業者に向けた説明会の開催や個別訪問等
をすること。なお、説明会の開催時期については本市と協議の上、適切な時期・方法に
より行うこと。また、募集の状況について定期的に市に対して報告を行うこととし、そ
の頻度・方法等については本市と協議の上決定するものとする。
カ 返礼品として登録する最終決定は、本市にて行うものとする。
(7)広報・ＰＲ業務
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ア 本市の魅力を広く発信し、認知度を向上させるとともに、寄附の使い道や返礼品等
の効果的なＰＲに努め、より多くの寄附者に訴求すること。
イ 寄附者の分析結果や人気の返礼品、市場の流行、受託者が有する独自のノウハウや
アイデアを駆使した効果的な取組のプロモーションを提案し、本市と協議のうえ実施す
ること。
ウ インターネット広告配信用及び市ホームページ等へ掲載するバナー画像を作成する
こと。
エ 使用する広告媒体や配信回数、時期、ターゲット層等について提案を行い、本市と
協議のうえ、実施すること。
オ 実施したＰＲ業務の具体的内容及び効果の分析結果等については、業務報告書に取
りまとめること。
(8)ワンストップ特例制度に関する業務
ア 受託者は、寄附金税額控除に係る申告特例申請書の受付業務を本市に代わり行うこ
と。受付方法については本市と協議の上決定するものとする。
イ 受付業務の範囲は、申請書類（変更申請を含む。）の受付、申請書類の審査、申請
不備者の対応、申請を受理した寄附者への受付済み通知の発送（電子メール可）、これ
らに関する問い合わせ対応、及び控除申告用データの作成（eLTAX 送信レイアウトに合
わせること）とする。
ウ 本業務に関して電子申請により受け付けることを妨げないが、その性質上、より一
層の情報漏えいに対する必要な対策を講じ、本市の承認の上、実施すること。
(9)その他
ア 本業務の実施にあたっては、各種法令等の内容を遵守すること。
イ その他、市場調査を実施しふるさと納税に関するサービスで活用できるものがあれ
ば提案すること。特に寄附者を増やすための方策や業務効率化・業務軽減につながる方
策があれば提案すること。
７ 寄附情報等の管理
受託者は、本業務に関する資料を書面又は電磁的記録により一定期間保存すること。
８ 再委託
受託者は本業務について、一括して第三者に委託し又は請け負わせてはならない。ただ
し、本市と協議の上、業務の一部を委託することができるものとする。この場合、あらか
じめ書面により本市の承認を得るものとする。
９ 報告及び検査
(1)受託者は、当該月に実施した業務内容を業務報告書に取りまとめ、当該月の翌月末、
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また年度末については３月３１日までに本市に提出し、検査を受けるものとする。
(2)本市は、上記のほか必要があると認めるときは、受託者に対して本業務の履行状況、
その他必要事項について報告を求め、検査することができる。
10 業務委託料
受託者に支払う経費は次のとおりとする。また、業務委託料については、「９(1)業務報
告書」を毎月本市に提出し、検査を受けたものについて支払うものとする
(1)基本委託料
寄附金額に対する一定割合とする。
(2)返礼品調達費
実際に返礼品の調達にかかった費用。なお、寄附１件あたりの調達費は、当該寄附金額
の３割を上限とし、梱包代等の諸経費並びに消費税及び地方消費税相当額を含む。
(3)返礼品配送料
実際に返礼品の発送にかかった費用。
(4)ワンストップ特例申請処理費
ワンストップ特例申請書の受付及びデータ作成に要する費用。
11 委託料の支払
委託料（返礼品等の調達及び送付に係る費用を含む。）の支払については、本市が別に
定める期別（原則 1 か月、ただし、本市と受託者との協議により、1 か月を超える期別の設
定をした場合はこの限りではない）ごとに、本市は適正な請求を受理した日から 30 日以内
に支払うものとする。
12 返礼品の調達・発送等にかかる瑕疵担保責任
本市は、寄附者に対し、返礼品の調達・発送等にかかる瑕疵担保責任を負わず、受託者
において、この責任を負うものとする。
13 法令遵守及び個人情報の管理
(1)平成３１年総務省告示第１７９号など国が定めた基準を遵守すること。
(2)地方自治法、同法施行令、地方税法等の関係法令を遵守すること。
(3)業務上取得した個人情報の取扱については、愛西市個人情報の保護に関する法律施行
条例を遵守し、保護の徹底を図らなければならない。また、本委託業務終了後または解
約後も同様とする。なお、あらかじめ事前に承認を得た再委託事業者も同様とする。
(4)前項で取り扱う個人情報に加え、特定個人情報を取り扱うことから、愛西市が保有す
る特定個人情報の適正管理に関する基本方針を遵守すること。
14 情報セキュリティの確保
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本業務の履行にあたり、個人情報を含む情報の取扱について、情報セキュリティの重要
性を認識し、情報の漏えい、紛失、盗難、改ざんその他事故等から保護するため、個人情
報の取扱いについて、愛西市個人情報の保護に関する法律施行条例及び愛西市情報セキ
ュリティポリシーを遵守し適切な管理を行うこと。
15 損害賠償
本業務の実施にあたって発生した損害（第三者に与えた損害を含む）について、賠償の
責任を負うこと。ただし、その損害のうち、返礼品提供事業者、寄附者、または第三者の
責めに帰する事由により生じたものについては、この限りではない。
16 その他
(1)本業務内容については、本仕様書の内容とともに受託者選定時に提案した内容を遵守
し実施すること。
(2)業務の遂行にあたっては、本市と十分に協議を行い，本市の意見や要望を取り入れな
がら実施すること。
(3)契約締結後、速やかに本業務の管理体制表を提出すること。提出にあたっては提案し
た内容（業務実施体制等）をもとに各業務について責任者や担当者を記載すること。
(4)本業務委託開始時及び終了時においては、業務を効率的かつ円滑に運営できるよう、
前受託者及び次期受託者との引継ぎを遅滞なく行うこと。
(5)仕様書に記載のない事項その他業務の履行上必要な事項については、本市と受託者で
協議の上、決定する。
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